Het registreren van zowel externe bezoekers als medewerkers is volgens de Arbowet verplicht. Dit zodat de veiligheid van alle aanwezigen in een pand gewaarborgd kan worden in het geval van een ongeval of calamiteit. Hulpdiensten kunnen van de gegevens gebruik maken en inzien wie er na een evacuatie nog aanwezig zijn. Daarnaast geeft een bezoekersregistratie inzicht voor bedrijven op wie wanneer aanwezig is.
Bezoekers kunnen op verschillende manieren opgenomen worden in een register. Er zijn een aantal regelgevingen waaraan een bezoekersregistratie moet voldoen. Zo mogen gegevens van geregistreerde bezoekers absoluut nooit zomaar in worden gezien door iedereen. Een papieren logboek is bijvoorbeeld dan ook verboden volgens de AVG, omdat privacygevoelige gegevens van personen, zoals voor- en achternaam, ingezien kunnen worden door bezoekers. Werken met een papieren registratie is niet per definitie verboden. Zo mag men bijvoorbeeld wel gebruik maken van losse registratieformulieren. Echter is dit niet efficiënt, en een werkelijke administratieve hel.
Een alternatief voor een papieren bezoekersregistratie is een digitaal bezoekersregistratiesysteem. Er zijn verschillende soorten systemen, en deze hebben allen hun voor- en nadelen. Elk goedgekeurd systeem voldoet aan de AVG, ISO, ARBO en GDPR privacy regels. Alle gegevens van bezoekers zitten veilig achter slot en grendel voor ongeautoriseerden. Sommige bezoekersregistratie software bieden een voor-aanmeldfunctie. Personen die een pand achten te bezoeken kunnen een afspraak maken met een medewerker, waarna zij zijn voor-aangemeld in het systeem. Bedrijven hebben zo inzicht op hoeveel mensen er aanwezig zullen zijn, en is op deze manier het naleven van de geldende coronaregels mogelijk.
Andere systemen maken gebruik van een aan- en afmeld systeem met QR-codes. Alvorens een bezoek vult een bezoeker zijn of haar gegevens in via een webportaal, waarna er een QR-code wordt toegestuurd. Deze code kan bij aankomst in het pand gescand worden. De bezoeker is dan aangemeld, en de afspraakeigenaar krijgt een push notificatie per mail of sms.
Recent Comments